E-Mail Archivierung für Unternehmen

von Nick Dieckneite

Im Zeitalter der Digitalisierung stößt fast jedes Unternehmen auf die verbreitete Problematik der E-Mail-Archivierung – meist aufgrund von Unklarheiten, ob die Archivierung aller E-Mails verpflichtend ist und falls ja, über welche Zeitdauer. Im Folgenden gehen wir auf die wichtigsten Informationen rund um E-Mail-Archivierung für Unternehmen ein.

Rechtliche Grundlagen

Als Basis der rechtlichen E-Mail-Archivierung für Unternehmen dienen die GoBD, welche primär formale Ansprüche an das Aufbewahren elektronischer, steuerrechtlich relevanter Daten sowie deren entsprechende Buchführung regelt. Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Ebenfalls von Relevanz ist, dass die GoBD sich nicht auf Unternehmensgrößen beziehen. Das heißt, dass ebenso wie große Unternehmen auch kleine Firmen an die oben genannten verordneten Grundsätze gebunden sind.

Welche Folgen ergeben sich daraus für mein Unternehmen?

Die Archivierung jeglicher Geschäftsprozesse eines Unternehmens ist nach den GoBD folglich verpflichtend. Jenes betrifft bei weitem nicht nur die Archivierung von (elektronischen) Rechnungen – sondern die Gesamtheit aller E-Mails, welche den Zweck einer Geschäfts- oder Handelsnachricht oder den eines Buchungsbeleges erfüllen.

Lediglich E-Mails, welche keinerlei steuerrechtlich relevanten Daten enthalten oder ausschließlich als Transportmedium für einen Anhang (zum Beispiel eine Rechnung) verwendet werden müssen nicht verpflichtend vom Unternehmen archiviert werden – unter der Bedingung, dass das von einer E-Mail übertragene Dokument im Originalformat gesondert hinterlegt wird.

Es gibt keine eindeutige Regelung, ob ein Dokument steuerrechtliche Relevanz besitzt oder nicht. Jenes ist auf den jeweiligen Einzelfall zu beziehen. Aus diesem Grund lohnt es sich unter Umständen für ein Unternehmen besser mehr Dokumente zu archivieren als im Zweifelsfall zu wenig.

Beachte: Laut den GoBD ist es nicht ausreichend, eine zur Archivierung verpflichtete E-Mail auszudrucken! Wurde ein Dokument bzw. eine E-Mail auf elektronischem Wege an den Empfänger versendet, zählt jenes als Originalformat. Die entsprechende E-Mail ist folglich in ihrem Originalformat aufzubewahren und nicht als Ausdruck, da den GoBD nach ausschließlich Orginialformate ohne Konvertierung genutzt werden dürfen. Der Ausdruck des Dokumentes wird als Kopie gewertet.

Worauf sollte ich bei der Archivierung von E-Mails achten?

Die zu archivierenden Dateien/Dokumente müssen zwingend unverändert archiviert werden. Hierbei ist es außerdem ratsam, spezielle Archivierungssysteme oder Systeme zum Dokumentenmanagement anzuwenden, da mit derartigen Programmen nicht nur protokolliert werden kann, zu welchem Zeitpunkt und wie eine E-Mail oder ein Dokument verändert wurde, sondern ebenfalls die Unveränderbarkeit der Daten als Beleg gespeichert wird.

Das einfache Ablegen einer E-Mail innerhalb eines Dateisystems ohne weitere Maßnahmen zur Sicherung der elektronischen Daten entspricht nicht den Anforderungen laut GoBD.